台灣居留手續：台灣的文件驗證

為何要做文件驗證？

在台灣，部分如移民署、戶政事務所等政府部門，又或學校、保險公司等機構，會要求申請人就其提交的非台灣發出或製作的文件，進行「文件驗證」。「文件驗證」的用途廣泛，這裏只集中介紹申請居留證的部分，其餘用途暫且按下不表。事實上，無論大家以什麼身份、什麼條件、在哪個地方申請台灣居留證，都必須為非台灣發出的文件辦理「文件驗證」。

文件驗證的原則是什麼？

負責「文件驗證」的政府部門，為外交部及其駐外館，在香港則為位於金鐘力寶中心第1座40樓的台北經濟文化辦事處（以下簡稱40樓），記得不是11樓，而是40樓。台灣對「文件驗證」的基本原則：1. 文件由哪個國家或地方發出的，就交由台灣駐當地的外館辦理，假如文件在香港發出或製作，則由40樓辦理。2. 外館只會對當地政府部門或學術機構發出的文件直接進行「文件驗證」，假如文件由私人公司發出，申請人必須先委託國際公證人對該文件進行公證，然後再交由外館進行「文件驗證」；所以大家如在香港進行體檢，必須先「公證」才能「驗證」，因為體檢的醫院或診所都是私家的，而香港的公立醫院並不會受理台灣體檢事宜。

文件驗證於金鐘力寶中心40樓辦理

哪些文件需要驗證？

為辦理居留證而需要申請驗證的文件，一般包括：出生證明書（出世紙）、結婚證書、免疫接種記錄（針卡），如需提交工作證明者，尚要驗證稅務局發出的入息證明文件。如以專業資格申請居留者，則要驗證其學歷及專業資格證明。假如已經領有香港駕駛執照（車牌），也可在赴台前一星期辦理車牌的文件驗證，以便換領台灣駕照。假如要申請驗證的文件沒有中文版，例如某些專業資格只有英文版，則申請人必須提供中譯本，並辦理進行「翻譯屬實之親簽」。當然，香港政府發出的文件以中文為主，又或是中英對照，所以一般沒有中譯本的問題。

文件驗證的手續如何辦理？

申請前先填寫「文件證明申請表」，不論大家要驗證多少份文件，都只需要遞交一份申請表。申請表上「所繳文件」一欄列明這次申請所繳交的文件影印本，因為職員收取的是影印本，正本驗畢發還。但稅務局發出的入息證明除外，他們會收取正本，並直接在正本背面貼上「文件證明」貼紙。另外，每份要驗證的文件必須準備一份影印本，大家可以預先影印（如善用公司資源），或者在40樓即場影印（每張$1）。

文件驗證的申請表格

遞交申請當日，到40樓門口領取籌號，等候時間視乎運氣，快則幾分鐘，慢則一個鐘。文件驗證一般在3號櫃檯辦理，職員會檢視申請表及所提交的文件，然後計算費用，每份文件收費港幣$120，宜帶備足夠的現金。繳費後，職員會發給一張正方形的收據，一般在2個工作天後，任何人可以憑收據於下午領取經驗證的副本。40樓在下午只會開放一個櫃檯辦理取件業務，不過，由於取件的人不會太多（甚至沒有人），所以不用領籌，更不必等候太久，一般1-2分鐘即能領取經驗證的副本，完成整個「文件驗證」的程序。

文件驗證的收據，領件後職員會在收據蓋上「領訖」印章。

中譯本如何處理？

假如文件上的語文並非中文，移民署會要求申請人提供中譯本，而該中譯本必須經外館進行「驗證譯者（或申請人）聲明翻譯屬實之親簽」。中譯本可以自行製作，又或由翻譯公司處理。但切記中譯本的正面至少留下約5cm X 9cm的空白位置，以供職員蓋印及自己簽署之用。有關自行製作中譯本問題，我有一點經驗可以分享。我跟老婆在關島結婚，結婚證書由關島政府發出，證書上理所當然只有英文。所以，我除了向駐關島台北經濟文化辦事處申請文件驗證外，還要辦理中譯本的「翻譯屬實之親簽」。關島那邊接受郵寄申請，但「翻譯屬實之親簽」必須在職員的見證下由申請人在中譯本上親自簽署，除非我親自到關島一趟，否則不可能辦理，幸好外交部告訴我這部分可以在台灣或香港處理。

當完成結婚證書驗證後，我便開始著手翻譯結婚證書的中譯本。由於關島是美國屬地，其結婚證書跟美國本土相若，加上曾有不少台灣人在美國結婚，他們同樣要解決結婚證書的驗證問題，因此在網上很容易找到美國結婚證書的中譯本，使我得以用極貧窮的英文自行完成了關島結婚證書的中譯本。由於當時40樓仍然願意辦理「翻譯屬實之親簽」，所以我把中譯本交給40樓的職員，由職員在中譯本上蓋印，在另一職員見證下，我親自在中譯本上簽名，並盛惠港幣$120。這樣就完成了中譯本的「翻譯屬實之親簽」。

40樓為中譯本蓋上「翻譯屬實之親簽」印章，可惜該辦事處現已拒絕受理相關申請。

後來，由於程序關係我需要再次辦理結婚證書的「翻譯屬實之親簽」。可是在同樣的40樓、同一個機構、同一位職員，卻告訴我該辦事處已不再辦理「翻譯屬實之親簽」，並建議我親自到台灣找當地的律師或地方法院辦理中譯本的「公證」。由於自己在台灣沒有相熟的律師，加上個人覺得法院的「公證」會比較可靠，於是我選擇到位於新北市新店的台北地方法院公證處辦理結婚證書的中譯本「公證」。「公證」過程簡單，申請人只要到公證處櫃檯向職員道明來意，並提供證件、填寫相關表格和繳交台幣$2的工本費，然後按指示到相關股別會見公證人，公證人會細閱要公證文件及辦理相關的手續；接著申請人需到同一層的繳費櫃檯繳付費用，然後憑收據到服務台領件，整個過程約三十分鐘，同一份文件兩份公證本收費為台幣$750。

法院的公證費收據

當完成文件驗證或中譯本公證後，移民署職員只會接受經驗證或公證的文件，原裝正本卻少有理會。然而，當大家申請居留證時，移民署職員可能會直接收取經驗證或公證的文件，而不會退還。所以，大家在辦理文件驗證或中譯本公證時，宜申請兩份或以上的驗證或公證本，以備不時之需。

還有什麼要注意嗎？

必須注意40樓的收件時間為9:00-1200，取件時間為14:00-17:00，星期六及公眾假期休息。另外，假如要驗證結婚證書，除非有配偶隨行，否則必須帶備配偶的身份證影印本。至於為未成年子女辦理申請，理論上要出示親屬關係證明，不過，一般人都會驗證子女的出世紙，可以順便以此作為親屬證明。順帶一提，40樓歸屬外交部，專責辦理國民護照、外國人簽證、文件驗證等申請，他們會做好自己的本份，亦只會回答權限內的事務。文件經驗證後，申請人怎樣使用，其他部門機關是否接受，外交部一概不理，其職員亦不會、不能回答文件使用上的問題。我曾詢問驗證的效期問題，職員只回答「由要證機關決定」。在申請居留證上，要證機關就是移民署。就我所知，移民署只接受三個月內驗證的文件，但結婚證書的驗證則沒有效期限制。


相關網址：

外交部領事事務局 - 文件證明申請須知重要資訊
http://www.boca.gov.tw/content?mp=1&CuItem=1410

台北經濟文化辦事處 - 辦理文件證明服務說明
http://www.tecos.org.hk/authentication

臺灣臺北地方法院 - 公證業務
http://tpd.judicial.gov.tw/?struID=3&navID=18&contentID=37

文件證明申請表
http://www.tecos.org.hk/download/authentication.pdf